Bạn cần mở rộng mạng lưới hoạt động kinh doanh? Bạn cần nâng tầm quy mô hoạt động của công ty để xúc tiến việc hoạt động kinh doanh tới thị trường mới? Nếu vì lý do đó thì mở văn phòng để thành lập văn phòng đại diện công ty (VPĐD) là điều tất yếu. Tuy nhiên thủ tục thành lập văn phòng đại diện tương đối phức tạp đối với những người lần đầu thực hiện, không nắm rõ cần chuẩn bị hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm những gì? Điều kiện thành lập văn phòng đại diện quy định ra sao? Đừng lo lắng hãy cùng Nam Việt Luật tham khảo qua bài viết sau để có thêm những thông tin pháp lý hữu ích trước khi tiến hành lập văn phòng đại diện nhé!
>>>Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty <<<
>>>Xem thêm: Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh công ty <<<
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Nhìn chung, điều kiện mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam khá đơn giản, khác so với thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Muốn tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, trước hết bạn cần thỏa mãn những điều kiện sau:
- Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
- Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
Điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện
Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần tham khảo khi chuẩn bị các bước làm thủ tục đăng ký văn phòng đại diện.
Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?
- Giám đốc công ty, và các chức danh quản lý khác có thể kiêm nhiệm là người đứng đầu văn phòng đại diện, hay bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không vi phạm pháp luật.
Có cần khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không?
- Cái này tùy vào nhu cầu của công ty, có thể khắc mới hoặc không khắc.
Chức năng kinh doanh của văn phòng đại diện là gì?
- Giao dịch và tiếp thị.
Văn phòng đại diện hạch toán thuế về đâu?
- Văn phòng đại diện thì hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ.
Thủ tục về kê khai thuế, cần đóng bao nhiêu thuế cho văn phòng đại diện?
- Mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1,000,000 đ/năm
Văn phòng đại diện có được phát hành hóa đơn đỏ hay không?
- Văn phòng đại diện thì không được phát hành và xuất hóa đơn đỏ.
Chuẩn bị thủ tục mở văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:
+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện" đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
- TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
- TH2: Các bạn nhờ Nam Việt Luật thực hiện thủ tục thì Nam Việt Luật thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
- TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- TH2: Các bạn nhờ Nam Việt Luật thực hiện thủ tục thì sẽ được Nam Việt Luật thực hiện toàn bộ thủ tục này.
>>> Lưu ý:
- Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Nam Việt Luật để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
- Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.
Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty
- Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Nam Việt Luật
- Bạn đang tìm kiếm địa chỉ cho thuê văn phòng đại diện? Bạn đang băn khoăn không biết thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Lựa chọn đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín? Lựa chọn Nam Việt Luật, chúng tôi sẽ bạn hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng chỉ trong vòng 5 ngày. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp kết hợp với các chuyên viên tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đăng ký thành công văn phòng đại diện từ A-Z, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
Lợi ích lựa chọn văn phòng đại diện tại Nam Việt Luật
- Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
- Tư vấn điền thông tin mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện và mẫu hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện,
- Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng
- Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
- Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói với tất cả các loại hình công ty khi tìm kiếm văn phòng đại diện tại Nam Việt Luật
- Cung cấp văn phòng đại diện giá rẻ khi thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo tại các quận trên địa bàn TPHCM
- Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
- Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo
Ưu điểm dịch vụ thành lập văn phòng đại điện tại Nam Việt Luật:
- Nhanh chóng - trọn gói - uy tín- chuyên nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp không tốn thời gian đi lại nhiều lần.
- Bạn không cần bận tâm đến những thủ tục hành chính tại các cơ quan chức năng, chỉ cần đến với chúng tôi là hoàn thành xong hết các thủ tục.
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tạo ra chất lượng phục vụ tốt nhất với mức chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp.
Gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trên áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp sau:
- Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân.
- Thành lập lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
- Thành lập văn phòng đại diện của công ty hợp danh.
Những thắc mắc khi thành lập văn phòng đại diện công ty
1. Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
2. Chức năng của văn phòng đại diện
- Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
- Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty,...
- Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.
3. Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?
Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, căn cứ vào khoản 1 điều 46 Luật doanh nghiệp 2014: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
4. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Không, căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật dân sự: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”
5. Thủ tục mở văn phòng đại diện?
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
6. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
